Onderhoud plannen kan al snel complex worden. Afspraken maken met bewoners en afstemming met leveranciers kost veel tijd. Zonder goed overzicht loop je risico op miscommunicatie en ontevreden bewoners. Dit proces wordt een stuk eenvoudiger als je samenwerkt met leveranciers en bewoners vanuit één platform, en gebruik maakt van slimme tools zoals de reserveringsmodule. Ontdek in deze best practice hoe Trudo en Du Pré samen het groenonderhoud stroomlijnen.
Van losse lijsten naar een gestroomlijnd proces
In de Trudo toren wonen bewoners in 120 appartementen die drie keer per jaar toegang moeten geven tot de woning voor onderhoud van de beplanting. Hiervoor moet de woonconsulent huurder informeren, afspraken plannen en opvolgen.Voorheen maakten bewoners afspraken via de telefoon en mail, en werden afspraken handmatig bijgehouden in Google Forms. Dit kostte veel tijd en maakte het moeilijker om de voortgang goed te volgen. Trudo en Du Pré plannen het onderhoud nu met de reserveringsmodule. Bewoners kunnen zelf hun afspraak plannen en Trudo en Du Pré hebben altijd inzicht in de voortgang via één platform.
Voorheen liepen afspraken via een extern systeem waar ik geen toegang tot had. Met Area of People heb ik sneller inzicht en ben ik minder afhankelijk van collega’s. De reserveringsmodule stimuleert bovendien het gebruik van de app, doordat bewoners nu eenvoudig zelf afspraken kunnen plannen.
Slimmer en klantvriendelijker onderhoud met de reserveringsmodule
Met de reserveringsmodule kan je onderhoudsprocessen slimmer inrichten:
- Bewoners maken zelf een afspraak via een gebruiksvriendelijke app op een moment dat hen uitkomt
- Alle partijen hebben direct inzicht in welke bewoners een afspraak hebben gemaakt en wie niet
- Minder fouten en minder werk doordat alle partijen vanuit één platform werken
Bespaar tijd op je onderhoudsplanning
Met de reserveringsmodule in het Area of People platform bespaar je veel tijd ten opzichte van handmatig plannen via telefoongesprekken, e-mail en externe tools zoals Google Forms. De meeste tijd zit in het opvolgen van de rest van de bewoners die niet direct een afspraak maken. Omdat alles binnen één platform gebeurt, is het veel makkelijker om het overzicht te bewaren en de communicatie efficiënt te laten verlopen. Via de Area of People app maakt gemiddeld 80% van de bewoners binnen een week een afspraak.
Voorbeeld
In een complex met 100 bewoners waar slechts 60% zelf een afspraak maakt, moet je 20 extra bewoners nabellen. Dat kost je 2 tot 3 uur extra per onderhoudsronde. Bij complexen met 400 bewoners kan dat oplopen tot 8 tot 12 uur tijdsbesparing.
Het is veel handiger dat je met alle partijen vanuit hetzelfde overzicht kunt werken binnen één platform. Als ik ziek ben, kunnen collega’s de planning makkelijk overnemen. Daarnaast hebben we 240 extra ogen van bewoners die het groen voor ons in de gaten houden. Zo lossen we samen met bewoners uitdagingen sneller op.
Versnelde probleemoplossing en betere samenwerking met bewoners
Is er een plantje doodgegaan of doet de sprinklerinstallatie het niet? Bewoners van de Trudo toren kunnen via de Area of People-app eenvoudig een melding maken bij Du Pré, inclusief foto’s, waardoor het onderhoudsteam meteen weet wat er moet gebeuren. Trudo hoeft niet meer als tussenpersoon op te treden en dat scheelt tijd. Bovendien voelen bewoners zich meer betrokken waardoor de samenwerking tussen bewoners en leveranciers steeds efficiënter wordt.
Hogere tevredenheid van bewoners door gebruiksgemak
Door bewoners de regie te geven over hun eigen afspraken, voorkom je dat ze niet thuis zijn op de door jou gekozen tijden of dat bewoners je bellen om de afspraak te verzetten. Daarnaast ervaren bewoners het als prettig wanneer ze zelf kunnen bepalen wanneer ze hun afspraken maken. Het planningsproces wordt met de reserveringstool dus niet alleen efficiënter, maar ook klantvriendelijker, wat leidt tot hogere tevredenheid onder de bewoners.
Meer grip op onderhoud en renovatie
Het Area of People platform helpt je om allerlei planningsprocessen in het vastgoedbeheer te stroomlijnen, zoals:
- Onderhoud aan cv-ketels of ventilatiesystemen
- Renovaties van keuken, badkamer of kozijnen
- Plannen van de sleuteloverdracht bij nieuwbouw
- Het reserveren van de lift voor verhuizingen in hoogbouw